FAQ DUK Czy Instytucje Zarządzające Funduszem Małych Projektów (IZ FMP) mogą wymagać gwarancji bankowych (lub innego rodzaju gwarancji) od Beneficjentów Małych Projektów (BMP) w celu zabezpieczenia wypłacanych zaliczek? Ar gali Smulkiųjų projektų fondą (SPF) Administruojančios Institucijos (AI) reikalauti banko garantijos (ar kitokios garantijos) iš Smulkiųjų projektų paramos gavėjų (SPPG) tam, kad galėtų būti mokami avansiniai mokėjimai? IZ FMP mogą wymagać gwarancji bankowej (lub innego rodzaju gwarancji) od BMP przed wypłaceniem im zaliczek, ale nie jest to zalecane. SPF AI gali reikalauti banko garantijos (ar kitokios garantijos) iš SPPG’ų prieš išmokėdamos jiems avansinius mokėjimus, tačiau to daryti nerekomenduojama. Rekomendacja ta wynika z bieżących okoliczności, w jakich wdrażany jest FMP: BMP to instytucje publiczne, okres wdrażania jest krótki, a procedury formalne uzyskania gwarancji są czasochłonne. Ši rekomendacija paremta esamomis SPF įgyvendinimo aplinkybėmis: SPPG yra viešosios institucijos, įgyvendinimo laikotarpis yra gana trumpas, o formalumai dėl garantijų užtrunka. Wymaganie gwarancji bankowych stanowi ryzyko pomniejszenia liczby beneficjentów koniecznych dla osiągnięcia celów FMP. Garantijų reikalavimas vertintinas kaip rizika sumažinti paramos gavėjų skaičių, kas SPF yra nepaprastai svarbu. W przypadku, gdy IZ FMP zależy na uzyskaniu gwarancji of BMP, zalecane jest, aby zaliczka, która nie przekracza kwoty 2980 €, nie była objęta gwarancją, tzn. Partner Wiodący FMP (PW FMP) powinien przejąć zobowiązania finansowe wynikające z wypłacenia zaliczki w tej kwocie. Jei SPF pagrindinis partneris primygtinai reikalaus garantijų iš SPPG, tuomet rekomenduojama, kad avansinis mokėjimas, neviršijantis 2890 eurų, nebūtų įtrauktas į garantiją, t. y. šiuos finansinius įsipareigojimus turėtų prisiimti SPF’o pagrindinis partneris. Jest to praktyka obowiązująca na Litwie. Tokia yra įprasta praktika Lietuvoje. Czy możliwe jest przygotowanie listy rezerwowej Małych Projektów (MP) na etapie ich wyboru? Ar įmanoma parengti rezervinį sąrašą dar smulkiųjų projektų atrankos metu? Tak, lista rezerwowa potencjalnych MP powinna być przygotowana na etapie ich wyboru. Potencialių smulkiųjų projektų rezervinis sąrašas galėtų būti sudarytas smulkiųjų projektų atrankos metu. Czy jest możliwe uwzględnienie MP z listy rezerwowej w projekcie parasolowym w przypadku, gdy jeden z projektów wybranych przez Komitet Sterujący FMP (KS FMP) wycofa się lub gdy FMP posiada oszczędności? Ar įmanoma smulkiuosius projektus iš rezervinio sąrašo įtraukti į skėtinį projektą, jei vienas iš SPF Al atrinktų įgyvendinti smulkiųjų projektų pasitraukia / yra pakankamai santaupų? W przypadku, gdy MP wycofa się z wdrażania FMP, może on być zastąpiony innym MP z listy rezerwowej. Tuo atveju, jei smulkusis projektas pasitraukia iš įgyvendinimo pagal SPF’ą, jis gali būti pakeistas kitu smulkiuoju projektu iš rezervinio sąrašo. Nawet, jeśli FMP posiada oszczędności, dodatkowe MP nie mogą być nie mogą być włączone do projektu parasolowego. Net jei SPF turi santaupų, papildomi smulkieji projektai negali būti įtraukti ir finansuoti iš SPF. Co należy zrobić w przypadku, gdy jeden z MP wycofuje się i powoduje w ten sposób niespełnienie wymogu posiadania 25% MP pochodzących z jednego z krajów? Ką daryti tuo atveju, jei vienas iš smulkiųjų projektų pasitraukia ir neįvykdomas reikalavimas, kad iš vienos šalies būtų 25% smulkiųjų projektų? W przypadku, gdy jeden z MP wycofa się powodując niespełnienie wymogu wdrażania 25% MP pochodzących z jednego z krajów, stosuje się następujący zapis Wytycznych wdrażania FMP: „W każdym przypadku rozwiązania Umowy Grantowej, IZ FMP odpowiadają za podejmowanie i przedstawianie Wspólnemu Komitetowi Monitorującemu i Sterującemu (WKMS) (za pośrednictwem WST) działań naprawczych w celu osiągnięcia planowanych wskaźników FMP i wymagań FMP (liczba MP, 25% BMP po jednej stronie granicy, minimalne współfinansowanie EFRR dla MP itp.)“. Jei smulkiojo projekto pasitraukimas trukdo įgyvendinti reikalavimą, kad iš vienos šalies būtų 25% smulkiųjų projektų, tuomet taikomos šios SPF‘o įgyvendinimo gairių nuostatos: „Kiekvieno SP paramos sutarties (PS) nutraukimo atveju SPF AI yra atsakingos už korekcinių priemonių parengimą ir jų pateikimą programos Jungtiniam stebėsenos ir valdymo komitetui (JSVK) (per JTS). Korekcinės priemonės turi numatyti, kaip bus užtikrintas planuotų SPF rodiklių ir SPF reikalavimų įgyvendinimas (smulkiųjų projektų skaičių, 25% SPPG iš vienos sienos pusės, minimalus ERPF bendras finansavimas smulkiesiems projektams ir t.t.)“. Zaprezentowanie możliwego do wdrożenia MP z listy rezerwowej może być traktowane jako działanie naprawcze. Tinkamo smulkiojo projekto, esančio rezerviniame sąraše, įtraukimas galėtų būti traktuojamas kaip korekcinė priemonė. W punkcie 4.10 Wytycznych wdrażania FMP znajduje się zapis: „PW FMP odpowiada za wdrożenie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia błędów technicznych, finansowych, systematycznych w trakcie realizacji FMP i 5 lat po zakończeniu jego realizacji”. SPF įgyvendinimo gairių 4.10 punkte yra nurodyta, kad “SPF pagrindinis partneris yra atsakingas už korekcinių priemonių įgyvendinimą, tuo atveju, kai techniniai, finansiniai, sisteminiai pažeidimai / klaidos yra identifikuojami įgyvendinant SPF ir 5 metus po SPF įgyvendinimo pabaigos. Jak rozumiany jest błąd systematyczny? Kas yra laikoma sistemine klaida? Błąd we wdrażaniu całości FMP, błędy system zarządzania, niewystarczająco udokumentowana ścieżka audytu, błędy powtarzane systematycznie przez IZ FMP traktowane będą jako błędy systematyczne. SPF įgyvendinimo metu sistemiškai besikartojančios klaidos, valdymo sistemos trūkumai, nepakankama audito seka, klaidos, pakartotinai daromos SPF AI bus laikomos sisteminėmis klaidomis. Które spośród modelowych dokumentów przygotowanych przez WST mogą być modyfikowane i w jakim stopniu? Kokios JTS parengtos pavyzdinės formos gali būti modifikuojamos ir kokiu mastu? Czy KS FMP musi zatwierdzić cały pakiet dokumentów? Ar SPF AI turi patvirtinti visą dokumentacijos paketą? Co w przypadku, gdy jeden z dokumentów wzorcowych został zmieniony – czy IZ FMP potrzebują na to zgody WKMS? Jeśli tak – na jakim etapie wdrażania FMP? Jei vienas iš pavyzdinių dokumentų yra pakeičiamas – ar SPF AI reikia JSVK patvirtinimo, jei taip – kuriame etape? Wszystkie dokumenty wzorcowe mogą zostać poprawione (szczegóły lub wyjaśnienia mogą być dodawane), pod warunkiem, że podstawowe wymogi pozostaną niezmienione. Visos patvirtintos pavyzdinės formos gali būti keičiamos (gali būti pridedama išsamesnė informacija, paaiškinimai), su sąlyga, kad pagrindiniai reikalavimai lieka nepakitę. Wszystkie modyfikacje dokonane na etapie tworzenia aplikacji FMP powinny być opisane i uzasadnione w aneksie do Wniosku o dofinansowanie składanego do WST. Na dalszym etapie wdrażania FMP dokumenty mogą być zmieniane tylko za zgodą WST na podstawie podpisanego Wniosku o zmiany. Bet kuriuo atveju, visi pakeitimai SPF paraiškos rengimo metu turi būti pagrįsti ir aprašyti, o aprašymas turėtų būti pateiktas priede prie paraiškos formos, pateikiamos JTS; vėlesnėje stadijoje – tik su JTS sutikimu bei pasirašyto prašymo dėl pakeitimų pagrindu. Czy jest możliwe, aby wymagać od BMP pokrycia kosztów przelewów bankowych wykonywanych po 31 grudnia 2014 roku? Ar galima reikalauti, kad SPPG padengtų išlaidas, jei pinigų pavedimai atlikti po 2014.12.31? Tak, pod warunkiem, że jest taki zapis w Umowie Grantowej. Taip, jei tai yra numatyta SP paramos sutartyje. Niemniej jednak, oczekuje się wysokiego poziomu zarządzania operacjami finansowymi i unikania przenoszenia ciężarów finansowych na BMP po zakończeniu projektu. Vis dėlto tikimasi aukštos kokybės finansinių srautų valdymo ir išvengti nereikalingų SPPG‘ų išlaidų pasibaigus projektui. Czy jest możliwe, aby MP generował przychód wynoszący do 15% jego całkowitego budżetu i pokrył wkład własny z tak uzyskanych środków? Ar įmanoma smulkiajam projektui generuoti pajamas iki 15% viso biudžeto dydžio ir iš uždirbtų pinigų padengti smulkiojo projekto įnašą. Zastosowanie w tym przypadku ma następujący zapis z Podręcznika Programu: „Przychód może zostać wygenerowany przez projekty, których całkowite koszty kwalifikowalne są mniejsze niż 1 mln EUR, jeżeli nie przekraczają one wkładu własnego partnerów projektu (15%), potrzebnego na konkretne działanie generujące przychód.”. Taikomos Programos vadovo nuostatos: “Projektai, kurių bendra vertė neviršija 1 000 000 eurų, gali gauti pajamų, jei jos neviršija nacionalinio bendrojo finansavimo (15%), reikalingo tai veiklai, kuri generuoja pajamas, įgyvendinti.” Istotne jest, aby zwrócić uwagę na fakt, że zapis ten dotyczy kosztów działań generujących przychód, a nie całkowitego budżetu MP. Prašome turėti omenyje, kad Programos vadove kalbama apie veiklų, generuojančių pajamas, sąnaudas, bet ne apie bendrą smulkiojo projekto biudžetą. Na przykład, jeśli MP składa się z 3 działań, ale tylko 2 z nich generują przychód, jego wysokość może pokryć odpowiednio 15% pierwszego oraz 15% drugiego z nich. Pavyzdžiui, jei smulkųjį projektą sudaro 3 veiklos, bet tik 2 iš jų generuoja pajamas, pajamų suma gali būti atitinkamai 15% nuo pirmosios pajamas generuojančios veiklos ir antrosios pajamas generuojančios veiklos. Zatem, przychód wygenerowany będzie niższy niż 15% całkowitego budżetu MP. Todėl tai bus mažiau nei 15% viso smulkiojo projekto biudžeto. Czy koszty podróży i zakwaterowania członków KS FMP, nie zatrudnionych przez IZ FMP, są kwalifikowalne? Ar SPF Valdymo Komiteto (VK) narių (kurie nėra įdarbinti SPF AI) kelionių ir apgyvendinimo išlaidos būtų tinkamomis? Tak, w takim przypadku ma zastosowanie następujący zapis Podręcznika Programu: „koszty podróży i zakwaterowania ograniczonej liczby osób z grupy docelowej projektu (jeżeli dotyczy) mogą być kwalifikowalne, jeśli zostaną odpowiednio uzasadnione”. Taip, tokiu atveju taikomos šios Programos vadovo nuostatos: „kelionės ir apgyvendinimo išlaidos ribotam skaičiui žmonių iš tikslinės projekto grupės (jei taikoma) gali būti pripažintos tinkamomis, jei jos yra gerai pagrįstos”. Koszty te muszą być zaplanowane we Wniosku o dofinansowanie FMP i uwzględnione w kosztach administracyjnych. Bet kuriuo atveju, tai turi būti numatyta SPF paraiškos formoje ir įtraukta į administracines išlaidas. Czy jest możliwy wybór zwykłych refundacji jako jedynej metody refundacji projektu parasolowego i Małych Projektów? Ar galima pasirinkti reguliarų mokėjimą kaip vienintelį būdą skėtinio projekto ir smulkiojo projekto apmokėjimui? Nie, w punkcie 4.5 Umowy Grantowej opcja oznaczona jako “b” może zostać wybrana: “b) przyspieszone refundacje oraz zwykłe refundacje, na podstawie kwalifikowalnych kosztów, zadeklarowanych i zweryfikowanych w Sprawozdaniach z realizacji MP”. Ne. Smulkiojo projekto paramos sutarties 4.5 punkto „b” variante galima pasirinkti: „b) greitas kompensavimas (ai) ir reguliarus mokėjimas (ai), remiantis tinkamomis išlaidomis, deklaruotomis ir patvirtintomis SP pažangos ataskaitoje (se)”. Punkt 4.6 Umowy Grantowej stanowi natomiast, że nie mniej niż 60% środków przekazane zostanie w formie przyspieszonej refundacji. Prašome įsidėmėti, kad pavyzdinės Smulkiojo projekto paramos sutarties 4.6 punkte yra nurodyta, kad ne mažiau nei 60% bus pervedama kaip greitasis kompensavimas. 1. Pytanie: Litewskie Centrum Rejestru Podmiotów Prawnych wydaje zaświadczenie potwierdzające status prawny danej instytucji (Jungtinę pažymą apie juridinį asmenį) (zał. nr 15 i jednocześnie – w przypadku partnerów litewskich - zał. nr 6 i 7). Czy do Wniosku o dofinansowanie należy dołączyć oryginał w/w dokumentu, czy może to być kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem? 1. Registrų centras išduoda Jungtinę pažymą apie juridinį asmenį – (15 paraiškos priedas (taip pat apima paraiškos 6 ir 7 priedus) - ar galima prie paraiškos originalo pateikti šios pažymos tvirtintas kopijas, ar paraiškos originale ši pažyma-priedas privalo būti originali ? Odpowiedź: Jeśli planują Państwo złożenie kilku Wniosków o dofinansowanie, do jednego z nich należy dołączyć oryginał dokumentu. Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem mogą być załączone do pozostałych Wniosków. Atsakymas: tuo atveju, jei teikiate ne vieną, o kelias paraiškas, prie vienos iš jų būtinai turite pridėti originalų dokumentą, o prie kitų galite pridėti patvirtintą kopiją. Jeśli zaświadczenie zawiera informacje wymagane w zał. 6 i 7, wystarczy je dołączyć w jednym egzemplarzu w danym Wniosku o dofinansowanie wskazując, których załączników dotyczy. Tuo atveju, jei Registrų centro išduota pažyma apima ir informaciją, kurios prašome 6 bei 7 prieduose, užtenka minėtąjį dokumentą pateikti 1 kartą, o ant jo nurodyti, kuriuos priedus jis atitinka. 2. Pytanie: Czy we Wniosku o dofinansowanie, w tabeli wskaźników, należy uwzględnić jedynie wskaźniki planowane przez Instytucje Zarządzające FMP (Partnera Wiodącego i Partnera Projektu), czy również wszystkie wskaźniki planowane przez Beneficjentów Małych Projektów? 2. Indikatorių lentelėje mes turime rodyti tik SPF partnerių indikatorius ar SPF ir SP ? Odpowiedź: W punkcie 3.6 „Output and result indicator” formularza Wniosku o dofinansowanie Małego Projektu znajduje się następująca informacja: “„List of indicators should be pre-indicated by the LP and PP according to the chosen sub-priority and planned activities of the whole umbrella project for Small Project“. Atsakymas: Smulkiųjų projektų paraiškos formos (pavyzdinės) 3.6 dalyje „Output and result indicator“ buvo nurodyta, jog „List of indicators should be pre-indicated by the LP and PP according to the chosen sub-priority and planned activities of the whole umbrella project for Small Project“. We Wniosku o dofinansowanie udostępnionym przez potencjalne IZ w czasie otwartego naboru Małych Projektów, należało przedstawić listę wskaźników, które powinny być osiągnięte przez Beneficjentów Małych Projektów. Paraiškoje, kurią skelbėte, turėjote pateikti rodiklių, kurių projektai turi siekti, sąrašą. Mūsų manymu, visi rodikliai turi būti įtraukti į SPF paraišką. Wszystkie wskaźniki (również te, które będą osiągnięte przez Beneficjentów Małych Projektów) powinny być uwzględnione we Wniosku o dofinansowanie FMP. W przypadku, gdy w formularzu zabraknie na nie miejsca, radzimy dołączyć dodatkowy załącznik do Wniosku. Jei dėl vietos rodiklių lentelėje trūkumo visų papildomų rodiklių negalėsite aprašyti, siūlome pateikti atskirą priedą. Prosimy pamiętać, że zaplanowane i osiągnięte wskaźniki muszą być odpowiednio raportowane w sprawozdaniach z realizacji projektu. Atkreipiame dėmesį, jog teikdami ataskaitas, taip pat turėsite atsiskaityti už visus planuotus ir pasiektus rodiklius. 3. Pytanie: Jak liczyć wskaźnik „Liczba instytucji zaangażowanych jako partnerzy“? 3. Kokiu principu skaičiuoti 1-ą indikatorių - institucijų kaip partnerių skaičius kiekvienoje šalyje ? Odpowiedź: Zgodnie z punktem 3.1. „Small Project Fund Managing Institutions“ Wytycznych wdrażania II etapu FMP (s.5), „In the SPF Application Form submitted to the JTS, only the SPF MIs should be indicated as partners of the SPF. Atsakymas: SPF įgyvendinimo gairių 3.1 punkte „Small Project Fund Managing Institutions“ (5 psl.) yra nurodyta, jog „In the SPF Application Form submitted to the JTS, only the SPF MIs should be indicated as partners of the SPF. SPBs are not considered to be SPF partners”. SPBs are not considered to be SPF partners”. Tym samym, wartość tego wskaźnika wynosi 2 (Partner Wiodący i Partner Projektu FMP). Vadinasi, skaičiuojant pirmąjį indikatorių, turite nurodyti tik 2 projekto partnerius. 4. Pytanie: W której linii budżetowej należy uwzględnić wydatki Małych Projektów? 4. Kurioje biudžeto lentelės eilutėje turime nurodyti lėšas SP-ams, kaip jas nurodyti ? Czy powinny one znaleźć się w jednej linii, czy w oddzielnej dla każdego Małego Projektu? Viena bendra suma, ar kiekvienam SP po atskirą eilutę ? Odpowiedź: Zgodnie z wytycznymi wypełniania Wniosku o dofinansowanie II etapu FMP, s. 20 (cz. IV), „<…> the bulk sums of costs of Small Projects should be indicated in separate budget lines (for the Polish SPF MI – sum of costs of Small Projects implemented in Poland, for the Lithuanian SPF MI – in Lithuania) in category 4 – Other costs, under budget line 4.1 Direct administrative costs”. Atsakymas: SPF paraiškos pildymo gairių (guidelines on filling in the application form for small project fund (II)) 20 psl. (PART VI) yra nurodyta, jog “<…> the bulk sums of costs of Small Projects should be indicated in separate budget lines (for the Polish SPF MI – sum of costs of Small Projects implemented in Poland, for the Lithuanian SPF MI – in Lithuania) in category 4 – Other costs, under budget line 4.1 Direct administrative costs”. We Wniosku o dofinansowanie, w części dot. budżetu, w kategorii 4 znajdują się dwie linie, w które należy wpisać koszty Małych Projektów wchodzących w skład FMP; w budżecie szczegółowym każdy Mały Projekt musi być uwzględniony w odrębnej linii budżetowej w kategorii 4. Paraiškos formoje 4 kategorijoje smulkiųjų projektų išlaidoms turėsite 2 eilutes, o detaliajame projekto biudžete kiekvienam smulkiajam projektui po atskirą eilutę toje pačioje 4 kategorijoje. 5. Pytanie: Jak szczegółowe powinny być dane dot. Małych Projektów – czy wystarczy dołączyć wersje ostateczne Wniosków o ich dofinansowanie? 5. Kaip detaliai pateikti medžiagą susijusią su SP ? - Ar užtenka pateikti tik galutinę SP paraišką ? Odpowiedź: Tak, należy załączyć tylko wersje finalne Wniosków o dofinansowanie Małych Projektów. Atsakymas: tik galutinę. 6. Pytanie: Ile egzemplarzy Wniosków o dofinansowanie Małych Projektów należy dostarczyć; 1 kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta Małego Projektu dołączonym do każdego egzemplarza Wniosku o dofinansowanie FMP, czy 1 kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta Małego Projektu i 2 potwierdzone za zgodność z oryginałem przez IZ FMP? 6. Kiek vienetų jų pateikti, po 1 SP pareiškėjo patvirtintą kopiją ar 1 SP patvirtintą bei 2 mūsų tvirtintas kopijas ? Odpowiedź: Jeśli macie Państwo 3 kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta Małego Projektu, należy załączyć je odpowiednio do wszystkich egzemplarzy Wniosków o dofinansowanie FMP. Atsakymas: jei turite visas 3 SP pareiškėjų patvirtintas kopijas, galite pridėti jas. W przeciwnym wypadku należy załączyć 1 kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta Małego Projektu i 2 potwierdzone za zgodność z oryginałem przez IZ FMP na podstawie oryginału. Jei tiek patvirtintų kopijų neturite, turėtumėte pridėti 1 patvirtintą kopiją, o likusias 2 kopijas turėtumėte padaryti nuo originalios paraiškos. Prosimy pamiętać, że oryginał i kopia Wniosku o dofinansowanie Małego Projektu muszą być takie same. Atkreipkite dėmesį, jog originali paraiška ir jos kopija turi sutapti. 7. Pytanie: Które Wnioski o dofinansowanie Małych Projektów powinny być załączone do Wniosku o dofinansowanie FMP – tylko te, które zostały wybrane, te z listy rezerwowej, czy wszystkie Wnioski otrzymane w czasie otwartego naboru Małych Projektów? 7. Ar prie SPF paraiškos kaip priedus pateikiam tik patvirtintas SP paraiškas, ar patvirtintas bei rezerve esančias, ar visas mums pateiktas ? Odpowiedź: Należy dołączyć tylko te Wnioski o dofinansowanie Małych Projektów, które zostały wybrane do realizacji w ramach FMP. Atsakymas: tik patvirtintas. Wnioski z listy rezerwowej na tym etapie nie muszą być załączane – wystarczy ich lista ze wskazanym tytułem Małego Projektu, Beneficjentem i wysokością budżetu złożona razem z Wnioskiem o dofinansowanie FMP. Rezervinių paraiškų šiame etape pateikti nereikia, pakaks rezervinių paraiškų sąrašo, kuriame matytųsi projekto pavadinimas, pareiškėjas ir biudžetas.